Descubre cuál es tu gestor bibliográfico ideal

Descubre cuál es tu gestor bibliográfico ideal

Cuando uno comienza en el mundo de la investigación científica no sabe lo pesado que es, en ocasiones, ser riguroso. La citación bibliográfica tal vez sea la parte más aburrida de la redacción de un paper. Aunque puede haber investigadores que disfruten haciendo esta tarea a mano -yo no conozco a ninguno-, existen programas que te pueden ayudar muchísimo a solventarla cuanto antes. En este artículo descubrirás qué es y para que sirve un gestor bibliográfico y cómo puedes encontrar el adecuado para tus objetivos personales y profesionales.

gestor bibliográfico

¿Para qué sirve un gestor bibliográfico?

Los cursos de investigación científica y búsqueda bibliográfica se centran considerablemente más en la metodología que en la organización. Te enseñan donde buscar y qué buscar pero no cómo hacerlo de una forma efectiva. En lo personal, te puedo decir que cuando comencé a la universidad mi motivación por la investigación científica se redujo. ¿Por qué? Aparte de que algunas temáticas no me interesaban demasiado -otro día te hablaré de la importancia de la motivación interna en la investigación- muchos de los profesores centraban casi toda su atención en que supieses colocar las referencias bibliográficas coma por coma y de forma manual. Ya te puedes imaginar lo que supone esto para alguien que se está introduciendo en la materia… Siempre fui de la clase de personas a las que le gusta crear flujos de trabajo para ser más productivas; por ello, investigué y encontré la solución a mis problemas, usar un software de gestión bibliográfica.

Utilidades de un gestor bibliográfico
  • Permite almacenar, filtrar y organizar todos los artículos científicos encontrados tras una revisión bibliográfica.
  • Permite agrupar los artículos y referencias documentales por grupos temáticos.
  • Genera las citas bibliográficas y los pies de página automáticamente en el formato y estilo deseado.
  • Permite compartir con compañeros los artículos y anotaciones almacenadas rápidamente.
  • Permite importar artículos de bases de datos, revistas científicas o catálogos bibliográficos a golpe de click manteniendo siempre su organización.
  • Permite comentar y añadir notas sobre los artículos revisados.
  • Permite evitar el mal referenciado y fallos de formato en tus citaciones bibliográficas.
  • Sirve como buscador de literatura científica en bases de datos, revistas, catálogos…
  • Permite almacenar material adjunto para cada uno de los artículos listados (PDF, documentos, imágenes, gráficas…)

Para un universitario encontrar este tipo de software es como descubrir la piedra filosofal. Mientras compañeros que no conocían o no querían usar este software se pasaban la tarde tecleando puntos, comas y espacios, yo podía dedicar mi tiempo a crear un buen contenido y resolver la pesada tarea en menos de 5 minutos. Obviamente no es tan fácil como parece, hay que invertir un tiempo en investigar que programa te conviene y a aprender a usarlo. No obstante, el aprendizaje merece la pena.

¿Qué debería buscar en él?

Es una de la primeras preguntas que te haces cuando vas en busca de tu gestor bibliográfico ideal. Con tal de ahorrarte sudor y lagrimas he decidido crear un listado de aquellos factores más importantes en los que te deberías fijar a la hora de elegir tu gestor bibliográfico. Posteriormente, te enseñare un proceso que podrás usar para elegir el ideal para ti.

Tipo de Software: Es un factor muy relevante. La mayoría de los gestores bibliográficos son de pago y tienen una licencia de uso temporal. Por lo general, estas licencias tienen un coste bastante elevado para su pequeña duración. Debes tener en cuenta tu situación actual y preguntarte: ¿Me va a servir para posteriores trabajos científicos? ¿Cuando acabe mi colaboración con esta institución podré seguir haciendo uso del programa? ¿Ha pagado ya la licencia mi organización? Si alguna de tus respuestas es negativa tal vez te convenga un gestor bibliográfico libre y gratuito. De estos últimos, destacan Zotero y Mendeley. Son dos grandes programas que aunque con menos opciones no tienen nada que envidiar a los de pago.

Por otro lado, deberás fijarte en si es un programa cerrado -sólo la empresa que lo creó tiene acceso a su código- o en cambio se trata de software libre. Un software libre, por lo general, permite la creación de extensiones y plugins para que así los propios usuarios puedan ampliar su funcionalidad, es decir, permite la personalización del programa.

Sincronización: En la actualidad, todo programa de gestión bibliográfica debería poseer esta opción. La norma que impera es que todo el mundo lleve encima una tablet o un teléfono móvil a cualquier hora del día. Si tienes tu librería en la nube podrás desempeñar tu labor en cualquier lugar. Bajo mi punto de vista, considero que es un factor imprescindible.

Curva de Aprendizaje: Estamos obsesionados con que cuantas más opciones tengan nuestros programas mejor serán. No es así,  cuantas más alternativas tengan peor trabajadas estarán individualmente y más costará aprender a usarlas. Un programa de gestión bibliográfica debe ser sencillo e intuitivo, debe disponer de un buen material instructivo y su curva de aprendizaje debe ser mínima. Créeme, ya puede ser complejo el proceso de organización material científico como para complicarse más aún con el software.

Aplicación colaborativa: Esta relacionado con la sincronización. Debes tener la posibilidad de compartir con tus compañeros la información y anotaciones que almacenes en tu gestor bibliográfico.

Tipos de citaciones permitidas: Toma en cuenta el estilo bibliográfico que utilizas en tus trabajos (Vancouver, Chicago, APA, MLA…). Casi todos los gestores bibliográficos permiten citar con la mayoría de estilos presentes hasta el momento. No obstante, si por casualidad el tuyo no estuviese disponible, la aplicación debe tener la capacidad de crear nuevos estilos personalizados.

Espacio de almacenamiento: Es una opción muy útil pues te permitirá trabajar de forma offline. Cuando haces una búsqueda de literatura científica te interesa guardar en tu ordenador los documentos asociados a esta; de esta forma, siempre los tendrás disponibles para su consulta. Por otro lado, deberás tomar en cuenta el límite de almacenamiento de tu gestor bibliográfico; muchas compañías limitan la cantidad de material que puedes guardar en él.

Velocidad de captura: Un buen programa de gestión bibliográfica debe permitir capturar rápidamente desde tu navegador la información consultada. Además, esta captura de datos deberá recoger la información relevante (título, revista, abstract, palabras clave…) de forma automática para que así no tener que perder el tiempo introduciéndolo a mano.

Filtrado de referencias: Con filtrado de referencias me refiero a la capacidad de etiquetar y agrupar tu material de consulta a tu voluntad. Muchos programas cuentan también con un sistema de búsqueda en función de factores personalizables, es un factor muy a tener en cuenta, puede ser de muchísima utilidad.

Crear anotaciones y comentarios: La mayoría de los programas de visualización de documentos tienen esta opción; no obstante, tenerla incorporada en tu programa de gestión bibliográfica no tiene precio.

Soporte: Es muy probable que más de una vez tu programa de gestión bibliográfica falle y no sepas como arreglarlo. Sería ideal que tu software tuviese un buen servicio técnico que te ayude a solucionar estos inconvenientes. Te recomiendo que antes de decidirte por una aplicación busques en internet opiniones que te informen de la calidad de esta y otras alternativas.

Compatibilidad con tu editor de texto: Sea cual sea tu editor de texto, tu gestor bibliográfico debe poder integrarse fácilmente con este. ¿Por qué? De esta manera, puedes crear citaciones sin tener que interrumpir tu redacción. Además, al terminar podrás crear un listado con las referencias a todas las citas contenidas en el documento a golpe de click.

Exportación e importación: Recuerda la palabra “Backup”, siempre querrás tener uno. ¿Te imaginas que pasaría si tras un año de búsqueda bibliográfica un día todo ese trabajo se perdiese? Son dos funciones esenciales, sin ellas un gestor bibliográfico no vale para nada. Tu software debe permitir importar y exportar datos en una amplia variedad de formatos sin problemas de precisión.

¿Cómo elijo mi gestor bibliográfico ideal?

Hemos visto cuales son los factores esenciales en que te deberías fijar a la hora de escoger tu gestor bibliográfico. De todas formas, no podemos generalizar, cada individuo tiene su forma de trabajar y necesitará unas u otras opciones según su labor. Por esta razón, lo primero que tienes que conocer antes de continuar es:

¿Qué necesito?

Te recomiendo que respondas a estas preguntas de forma escrita, te darán una mejor perspectiva de tu situación actual. Una vez las hayas contestado, llegó la hora de elegir un software y probarlo. No te preocupes porque algunos sean de pago, la mayoría tienen versión de prueba durante unos días. Atendiendo a tus respuestas deberás buscar un software que se adecue a ellas. A continuación, podrás encontrar un listado que la Wikipedia nos ofrece y con el que podrás contrastar tus preferencias:

Lista de gestores bibliográficos

Si te quieres ahorrar tiempo y confías en mi opinión, para mí Mendeley es un gestor bibliográfico “bueno, bonito y barato”. Tiene sus defectos, pero sus virtudes los cubre con creces. Es el mejor para principiantes -aunque Zotero es otra opción muy buena.

Tras decantarte por uno llegó la hora de probar si funciona. ¿En qué cosas te deberías fijar a la hora de probar un gestor bibliográfico?

  Checklist de funcionamiento

Prueba unos cuantos programas, no te quedes con el primero que pase. Evalúa tu lista de preferencias y compara el funcionamiento del software con ellas. Probablemente muchos pasarán tu prueba de fuego; ante la duda, el más sencillo e intuitivo.

¿Hablamos?

En este artículo, hemos visto por qué un científico que se dedique a la investigación debería usar un gestor bibliográfico y cómo podría acertar al elegir el suyo. Es una herramienta muy útil y que te puede ahorrar un montón de tiempo; sin duda, indispensable. Ahora te toca participar a ti: ¿Qué gestor bibliográfico utilizas tu? ¿Qué virtudes tiene para ti? ¿Nos lo recomendarías? Recuerda que si estás interesado en leer más acerca de como desarrollar tu labor como investigador y evolucionar como científico puedes suscribirte a NeoScientia en el formulario de más abajo.

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